Controle de estoque: confira 12 métodos para gestão eficiente.

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O estoque é um fator que pode ser crucial no planejamento estratégico de qualquer indústria. Se o estoque é alto, consome recursos financeiros que poderiam ser aplicados em outros setores. Se é baixo, pode faltar materiais e parar os processos. Como resolver? A resposta está no método de controle de estoque.

Mas, já adiantamos que fazer gestão de estoque não se resume ao sistema de controle de entradas e saídas. Se fosse só isso, os problemas seriam resolvidos com uma planilha de controle de estoque.

É claro que para gerenciar produtos e materiais em uma empresa é preciso ter um bom sistema de controle de estoque. No entanto, o conceito de controle de estoque deve ir além da gestão de materiais.

No artigo de hoje vamos trazer um olhar mais amplo sobre qual é a função do controle de estoque, como fazer sua gestão e seus impactos no sucesso de muitos negócios. Para quem ler até o final, deixaremos algumas dicas importantes.

Mas antes, precisamos deixar claro um ponto:

Qual é o objetivo do estoque?

Uma empresa tem estoque com o objetivo de acumular recursos para viabilizar as suas operações. Pode ser matéria prima, produtos acabados, produtos de MRO, suprimentos, etc.

Partindo desse ponto podemos entrar mais a fundo no conceito de controle de estoque.

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é uma atividade que vai além da organização dos materiais. Também diz respeito ao processo de aquisição, armazenamento e venda de mercadorias.

Logo, é uma etapa da cadeia de suprimentos (supply chain) que requer planejamento e informações organizadas para ser bem sucedido.

Qual é a função do controle de estoque?

O controle de estoque tem a função de dar maior visão estratégica aos recursos da empresa. Quando o gestor sabe qual é o papel do estoque, consegue reduzir custos desnecessários e aumentar a margem de lucro, pois entende melhor as demandas e planeja a produção de maneira mais eficiente.

Mas, para isso ser possível é preciso ter informações corretas e confiáveis. Somente assim o controle de estoque trará o resultado que se espera.

Mais a frente vamos mostrar como alguns setores podem contribuir com informações valiosas para o planejamento do estoque.

Principais tipos de controle de estoque

Como o estoque tem um papel importante para o planejamento de muitas empresas, várias técnicas foram desenvolvidas com o passar dos anos. 

Muitos setores econômicos diferentes contribuíram na formatação de alguns sistemas de controle de estoques que conhecemos hoje. E não seria por menos, afinal uma indústria do setor alimentício não vai usar a  mesma estratégia de estoque de insumos que uma fábrica de cimento.

Então, vamos aos tipos de controle de estoque mais conhecidos:

1. FIFO ou PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)

O método FIFO ou PEPS é um dos mais antigos e amplamente utilizados na gestão de estoque, sobretudo para produtos perecíveis. 

Ele se baseia no princípio de que os itens mais antigos são vendidos ou utilizados primeiro, evitando o envelhecimento dos produtos e a obsolescência. 

Portanto, é uma abordagem que segue a ordem cronológica das entradas no estoque, garantindo que os itens mais antigos sejam os primeiros a sair.

2. LIFO ou UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

O método LIFO ou UEPS é oposto ao FIFO, pois prioriza a venda ou utilização dos itens mais recentes no estoque. Ele assume que os itens mais recentes são os mais valiosos, uma vez que refletem os preços de mercado atuais. 

Essa abordagem pode ser vantajosa para fins fiscais, pois permite o uso dos preços mais recentes como base para calcular o valor do estoque.

3. FEFO ou PVPS (Primeiro a Expirar, Primeiro a Sair)

O método FEFO ou PVPS é amplamente utilizado em indústrias farmacêuticas, de alimentos e outras que lidam com produtos perecíveis ou com data de validade. 

Ele prioriza a venda ou utilização dos itens que têm a data de vencimento mais próxima, garantindo que aqueles com prazo de validade mais curto sejam vendidos ou utilizados antes, reduzindo o risco de perdas por vencimento.

4. Just in Time (JIT)

O método Just in Time (JIT) é um sistema de gestão de estoque que se baseia na produção e entrega de materiais apenas quando são necessários, evitando o acúmulo excessivo de estoque. 

Ele foi desenvolvido no Japão pela Toyota nas décadas de 1950 e 1960 e é amplamente utilizado na indústria automobilística. 

O JIT ajuda a reduzir os custos de estoque e melhorar a eficiência dos processos de produção.

5. Curva ABC

A Curva ABC é uma técnica de classificação de itens em estoque com base em sua importância em termos de valor de estoque ou volume de vendas. 

Ela divide os itens em três categorias: A, B e C. 

Os itens da categoria A são considerados os mais importantes, representando a maior parte do valor do estoque ou volume de vendas, os itens da categoria B são de importância intermediária e os itens da categoria C são considerados de menor importância. 

A Curva ABC auxilia na identificação dos itens mais críticos que exigem maior atenção e controle, permitindo uma gestão mais eficiente do estoque.

Um bom exemplo disso são os produtos de MRO (Manutenção, Reparo e Operações), eles podem ser classificados pela Curva ABC para que se tenha uma visão melhor de quais itens são prioritários. 

6. Custo Médio

O método de Custo Médio é baseado no cálculo do valor médio dos itens em estoque. Ele considera o custo médio ponderado de todos os itens. O cálculo é feito dividindo o valor total do estoque pelo número total de itens em estoque. 

É uma abordagem simples e amplamente utilizada, que pode ajudar a suavizar as variações de custos de entrada de diferentes itens e fornecedores.

7. Preço Específico

O método de Preço Específico atribui um preço específico a cada item do estoque, considera seu custo real de aquisição. 

Diferentemente do método do Custo Médio, que utiliza uma média ponderada, o Preço Específico rastreia o valor real de cada item individualmente. 

Isso permite um controle mais preciso do estoque, especialmente em casos em que os itens têm preços de compra variados.

8. Controle por Estoque de Segurança

O Controle por estoque de segurança é uma estratégia utilizada para proteger a empresa contra incertezas na demanda ou atrasos no fornecimento. Ele funciona como uma reserva de estoque adicional para atender à demanda prevista.

O estoque de segurança é calculado com base em variáveis como a variabilidade da demanda, o tempo de reposição (lead time) e o nível de serviço desejado. Ele tem o objetivo de evitar rupturas de estoque quando a demanda é maior do que o previsto ou quando há atrasos na entrega dos fornecedores.

O nível de criticidade de serviço influencia diretamente a quantidade de estoque de segurança. Quanto maior o nível de serviço, maior será o estoque de segurança necessário para garantir que todos os pedidos sejam atendidos.

Embora ajude a prevenir faltas de estoque, manter um estoque de segurança também implica em custos adicionais, como armazenamento e capital imobilizado. Portanto, é importante equilibrar o custo do estoque de segurança com os benefícios de evitar paradas no processo.

Por esse motivo, o estoque de segurança deve ser regularmente revisado e ajustado conforme as condições de demanda e fornecimento mudam, para garantir que ele continue a atender às necessidades da empresa de forma eficiente.

9. Controle de estoque por Kanban

O Controle por Kanban é um sistema visual de gerenciamento de estoque e fluxo de trabalho que ajuda a otimizar processos de produção e logística. Utiliza cartões visuais para representar tarefas ou itens de estoque. Cada cartão contém informações sobre o item ou tarefa, como quantidade, descrição e status.

O objetivo do Kanban é promover um fluxo contínuo de trabalho ou materiais. Os cartões se movem através de diferentes etapas de um processo, permitindo que as equipes visualizem o progresso e identifiquem gargalos.

No contexto de estoque, quando o nível de um item atinge um ponto predeterminado, um cartão Kanban é movido para sinalizar a necessidade de reposição. Isso ajuda a manter níveis de estoque ideais sem excesso ou escassez.

10. Controle por Lote Econômico de Compra (LEC)

O Controle por Lote Econômico de Compra (LEC) é uma técnica de cadeia de suprimentos que visa determinar a quantidade ideal de produtos a serem comprados para minimizar o custo total do estoque. 

O LEC é também conhecido como Economic Order Quantity (EOQ). A fórmula para calcular o LEC é: 

LEC = raiz((2 x C x D) / CC) 

Onde:

• C representa o custo do pedido
• D representa a demanda anual do produto
• CC representa o custo de armazenagem unitário do estoque 

O LEC considera o ponto de equilíbrio entre os custos de estocagem e os custos de pedido. 

11. Controle por Estoque Máximo

O Controle por Estoque Máximo é uma estratégia de gerenciamento de inventário que define um limite superior para a quantidade de um item que pode ser mantida em estoque. O nível máximo de estoque é determinado com base em fatores como capacidade de armazenamento, custo de manutenção, tempo de reposição e demanda esperada. Este nível serve como um teto para evitar excesso de estoque.

Ao estabelecer um limite máximo, a empresa pode evitar custos associados ao excesso de estoque, como armazenamento, deterioração, obsolescência e capital imobilizado. Quando o estoque é reabastecido, as ordens de compra ou produção são planejadas para não exceder o nível máximo. Isso garante que o estoque seja mantido dentro dos limites desejados.

O controle por estoque máximo é frequentemente usado em conjunto com outros métodos, como ponto de reposição e estoque de segurança, para otimizar o gerenciamento de inventário.

12. Controle por Estoque Mínimo

Aqui o conceito do controle de inventário estabelece um nível inferior de estoque para garantir que a empresa não fique sem produtos essenciais. O estoque mínimo é calculado com base na demanda média, no tempo de reposição (lead time) e em uma margem de segurança para cobrir variações inesperadas na demanda ou atrasos no fornecimento.

Quando o nível de estoque atinge o ponto mínimo, é acionado um pedido de reposição para garantir que seja reabastecido antes que se esgote completamente. O objetivo principal é evitar rupturas de estoque, que podem resultar em interrupções no processo.

Muitas vezes, o estoque mínimo é definido em conjunto com o estoque de segurança para fornecer uma camada adicional de proteção contra incertezas.

Embora o estoque mínimo e o estoque de segurança possam parecer semelhantes, eles servem a propósitos diferentes no gerenciamento de inventário.

Estoque Mínimo:

• Propósito: É o nível mais baixo de estoque que uma empresa deseja manter para garantir operações contínuas. Ele serve como um gatilho para reabastecimento.
• Cálculo: Baseia-se na demanda média e no tempo de reposição, sem contar com variações inesperadas.
• Função: Atua como um ponto de alerta para iniciar o processo de pedido de novos produtos.

Estoque de Segurança:

• Propósito: É um estoque adicional mantido para cobrir incertezas na demanda ou atrasos no fornecimento.
• Cálculo: Considera a variabilidade na demanda e no tempo de reposição, além do nível de serviço desejado.
• Função: Atua como um buffer para evitar rupturas de estoque em situações imprevistas.

Em resumo, o estoque mínimo é o nível que desencadeia o reabastecimento, enquanto o estoque de segurança é uma reserva adicional para lidar com incertezas.

Como controlar o estoque?

Como dito no início deste artigo, um controle de estoque não se resume a uma planilha. Porém, sabemos que em muitas empresas ainda é comum usar planilhas de estoque em Excel para controlar as entradas e saídas de materiais.

Por esse motivo, selecionados alguns links que possuem modelos de planilhas para controle de estoque:

Planilhas de estoque básicas (Guia do Excel);

Planilha de estoque Sebrae;

No entanto, para ter um bom controle de estoque é preciso ir além da planilha. Por isso, reunimos 9 dicas fundamentais para aprimorar o seu controle de estoque:

Faça inventários regulares

Realize regularmente contagens físicas e registros precisos do estoque para identificar discrepâncias entre o estoque físico e os registros contábeis.

Utilize tecnologias de automação 

Implemente sistemas de gestão de estoque e MRPs para agilizar o processo de controle e reduzir erros humanos. Soluções como códigos de barras, scanners e softwares específicos, vão contribuir muito para garantir um bom controle.

Estabeleça políticas de reposição

Defina políticas claras de reposição de estoque, considerando demanda, sazonalidade e prazos de entrega de fornecedores, para evitar falta ou excesso de produtos em estoque.

Implemente um sistema de classificação ABC:

Utilize a curva ABC para categorizar os itens de estoque em função de sua importância e demanda, priorizando a gestão dos itens mais relevantes e evitando desperdícios com itens de menor relevância.

Analise o histórico de consumo

Utilize-o como base para previsão de demanda futura, auxiliando na tomada de decisões de reposição de estoque de forma mais precisa.

Estabeleça processos de recebimento e expedição

Tenha procedimentos bem definidos para o recebimento e expedição de mercadorias, garantindo o registro correto dos itens que entram e saem do estoque. Da mesma forma, tenha a definição de armazenagem de materiais especiais, cargas pesadas ou de alto giro.

Avalie fornecedores e prazos de entrega

Avalie regularmente seus fornecedores quanto à qualidade e prazos de entrega, buscando parcerias estratégicas que possam contribuir para uma gestão mais eficiente do estoque.

Seus fornecedores não podem ser escolhidos somente pelo preço.

Monitore indicadores de desempenho

Acompanhe indicadores de desempenho, como giro de estoque, tempo médio de reposição, taxa de ruptura, entre outros, para identificar oportunidades de melhoria e otimizar o controle de estoque.

Utilize informações de setores estratégicos

Conforme dissemos no tópico sobre a função do controle de estoque, alguns setores podem contribuir com informações valiosas para o planejamento do estoque.

• Setor de vendas: busque informações sobre os contratos que estão por fechar e as metas de vendas para o mês. Em posse disso, o gestor do estoque pode provisionar os materiais, espaço, logística interna e outros recursos;
• Produção: o planejamento e controle de produção (PCP) é fundamental para o dia a dia do controle do estoque. O setor de produção é um dos maiores responsáveis pela dinâmica de entrada e saída de materiais do estoque. Por isso, é importante saber quais itens serão utilizados para não deixar a produção parar.
• Equipe de manutenção: muitas empresas já entenderam que a manutenção dos equipamentos também impacta no estoque. Não só pelo espaço físico que as peças ocupam no almoxarifado mas, pelo fato de que a falta de certos componentes pode parar uma fábrica. Por isso, mantenha um bom relacionamento com a manutenção e acompanhe as demandas desse setor.

Estoque: segredo de sucesso nos negócios.

Muitos gestores sabem que a administração eficiente de estoques é essencial para o sucesso do negócio. O estoque é um fator crítico que pode ter um impacto significativo na rentabilidade, satisfação do cliente, eficiência operacional e tomada de decisões estratégicas. 

Para alguns negócios o estoque é o centro nervoso das operações. A distância entre o sucesso e fracasso depende de como se faz o controle do estoque.

As empresas que obtém sucesso no controle e gestão de estoques conseguem isso por:

Evitar perdas financeiras

As perdas financeiras causadas por produtos obsoletos, vencidos, danificados ou roubados podem ser evitadas por meio de um controle de estoque eficiente. Isso permite identificar produtos em deterioração e agir rapidamente para minimizar as perdas, otimizando assim os recursos financeiros da empresa e maximizando os lucros.

Reduzir os custos operacionais

Um controle de estoque eficiente permite evitar a compra excessiva de produtos, minimizar o custo de manutenção, armazenagem e reduzir a necessidade de capital de giro. Isso contribui para a eficiência operacional da empresa, resultando em uma redução nos custos operacionais e maximização dos lucros.

Otimizar a cadeia de suprimentos

Uma gestão eficiente da cadeia de suprimentos é fundamental para o sucesso de empresas, e o controle de estoque é uma parte crucial desse processo. Com um controle de estoque adequado, é possível otimizar a reposição de estoque, planejar a produção de acordo com a demanda e evitar gargalos na cadeia de suprimentos, resultando em maior eficiência e redução de custos.

Facilitar a tomada de decisões estratégicas

Ferramentas de controle de estoque fornecem informações importantes para a tomada de decisões estratégicas. Através do acompanhamento do estoque, é possível identificar produtos mais lucrativos, sazonalidades, tendências de demanda, entre outros dados relevantes. Isso possibilita uma tomada de decisão mais informada e embasada, contribuindo para o sucesso do negócio.

Melhorar a gestão de produção

Um controle de estoque eficiente permite uma gestão mais precisa da produção. É possível evitar a falta de matéria-prima ou o acúmulo excessivo de produtos acabados, otimizando assim o processo produtivo. Isso resulta em uma produção mais eficiente, evita atrasos na entrega de produtos e melhora a eficiência operacional.

Integração entre todas as áreas

Como dito anteriormente, a integração das informações com as áreas envolvidas no estoque tem um enorme ganho. Não só para o aprovisionamento de compras, mas também na escolha do fornecedor e no modelo de fornecimento. 

Hoje em dia já vemos empresas que cedem a administração de alguns componentes em estoque para fornecedores ou distribuidores homologados.

Seria essa a próxima fronteira da supply chain?

Evite esses erros na gestão do seu estoque.

Para finalizar este nosso artigo, queremos deixar uma contribuição para você que chegou até aqui.

Não cometa estes erros:

1. Não ter um processo de controle de estoque adequado: O primeiro erro comum é não ter um processo de controle de estoque adequado, que inclui definir políticas e procedimentos, estabelecer uma estrutura organizacional clara, escolher um software de gestão de estoque confiável e treinar os funcionários para que todos possam seguir o processo de maneira consistente. 
2. Não fazer um planejamento de demanda: Deixar de planejar as demandas é outro erro comum que as empresas cometem. É importante que a empresa tenha informações precisas sobre a demanda dos produtos e sazonalidades para que possa tomar decisões certas em relação ao estoque. 
3. Não monitorar o estoque com frequência: É importante que a empresa faça o monitoramento frequente do estoque para identificar possíveis problemas, como a falta ou excesso de produtos, produtos obsoletos ou com baixo giro, entre outros.
4. Não fazer a previsão de reposição de estoque corretamente: Uma previsão inadequada de reposição de estoque pode levar a problemas de excesso ou falta de estoque. É importante que a empresa tenha informações precisas sobre o tempo de reposição de cada produto, o volume de vendas, entre outros fatores relevantes, para que possa fazer a previsão de reposição de estoque de maneira adequada.
5. Não fazer a gestão de estoque de forma integrada: A gestão de estoque deve estar integrada com outras áreas da empresa, como compras, manutenção, vendas e logística. Sem essa integração, a empresa pode ter dificuldades em tomar decisões em relação à gestão de estoque. É importante que a empresa tenha uma visão integrada do negócio para tomar decisões estratégicas em relação à gestão de estoque.

Conclusão

A gestão de estoque é uma parte crucial da administração de empresas, e a escolha do método de controle de estoque adequado pode impactar diretamente na eficiência e rentabilidade do negócio. 

Os métodos de controle de estoque, como FIFO ou PEPS, LIFO ou UEPS, FEFO ou PVPS, Just in Time, Custo Médio, Curva ABC e Preço Específico, têm origens e aplicações diferentes, e é importante selecionar o mais adequado para o tipo de negócio e necessidades específicas da empresa. 

A compreensão desses métodos e sua implementação correta podem auxiliar na redução de custos, na otimização do estoque e na melhoria dos resultados globais da empresa.

A ABECOM entende plenamente essas necessidades e disponibiliza aos seus clientes soluções que vão desde a manutenção baseada na condição, até parcerias estratégicas para monitoramento de ativos.

Isso vai permitir que sua empresa tenha maior eficiência no estoque de peças de reposição e componentes para manutenção industrial.

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