Ordem de Serviço de Manutenção: por que ela é importante?

A ordem de serviço para manutenção é um documento importante para registrar as atividades necessárias para manter o bom funcionamento dos equipamentos e máquinas.

Ela é utilizada para planejar e gerir as manutenções preditivas, preventivas e corretivas, garantindo a segurança e a eficiência dos processos produtivos.

A principal vantagem de utilizar ordens de serviço de manutenção é o controle que ela proporciona sobre as atividades de manutenção. Com elas, é possível acompanhar o histórico de manutenções, identificar problemas recorrentes e planejar ações preventivas para evitar paradas não programadas na produção.

Continue lendo este artigo para ver em maior detalhes como criar e gerenciar ordens de serviço, além de dicas para otimizar a sua gestão de manutenção.

O que é uma ordem de serviço de manutenção?

A ordem de serviço de manutenção é um documento que formaliza e organiza as atividades desempenhadas pela equipe de manutenção. Ela também serve como um registro histórico das intervenções realizadas.

No contexto da manutenção industrial os documentos de solicitação de serviços de manutenção desempenham um papel importante na organização dos processos, pois eles asseguram maior controle, tanto para a gestão da manutenção quanto para os técnicos que vão realizar os serviços.

Portanto, é importante que as ordens de serviço sejam muito bem elaboradas e incluam todas as informações fundamentais para a execução das atividades de manutenção.

Quais informações uma ordem de serviço de manutenção deve ter?

Além de incluir materiais, ferramentas, responsáveis e equipamentos necessários, a ordem de serviço para manutenção deve ter informações detalhadas sobre as tarefas a serem executadas.

Existem diferentes tipos de ordens de serviço na manutenção, que variam de acordo com o tipo de manutenção que será executada. No entanto, há elementos comuns que compõem um modelo básico, como:

• Informações do solicitante;
• Data de emissão;
• Número do documento para identificação e organização;
• Valores e custos;
• Assinaturas dos envolvidos;
• Descrição detalhada dos processos;
• Informações sobre equipamentos e procedimentos;
• Riscos operacionais;
• Equipamentos de proteção obrigatórios.

Quais os tipos de ordens de serviço de manutenção?

Existem três tipos de ordens de serviço de manutenção: corretiva, preventiva e preditiva.

Ordem de serviço de manutenção corretiva

Ela é utilizada quando ocorre uma falha em algum equipamento, sendo necessário realizar reparos emergenciais. Nesse tipo de requisição de serviço, é importante registrar o diagnóstico da situação, a solução a ser aplicada e os materiais e peças necessários.

A partir das ordens de serviço das manutenções corretivas já realizadas é possível observar padrões de falhas que deverão ser consideradas nos próximos planos de manutenção.

Ordem de serviço para manutenção preventiva

A manutenção preventiva é planejada antecipadamente, com o objetivo de evitar falhas em equipamentos e sistemas. Por isso, esse tipo de solicitação de serviço segue como base o plano de manutenção preventiva que já determina previamente quando as inspeções vão acontecer.

Portanto, a ordem de serviço de manutenção preventiva deve conter a periodicidade em que aquele tipo de reparo deve ser executado.

Ordem de serviço de manutenção preditiva

O documento para solicitação de serviço de manutenção preditiva descreve em detalhes quais análises e testes serão realizados, bem como as medições a serem tomadas para prever possíveis falhas nos equipamentos antes que elas ocorram.

Ela contribui significativamente para:

• Previsão de Falhas: Permitindo a identificação precoce de problemas potenciais nos equipamentos, antes que essas falhas se tornem críticas ou causem paradas não programadas.
• Planejamento de Recursos: Ao documentar com precisão as atividades de manutenção preditiva, a ordem de serviço ajuda na alocação eficiente de recursos, como técnicos, equipamentos e materiais.
• Histórico e Análise Comparativa: Ao manter registros detalhados das análises preditivas ao longo do tempo, a ordem de serviço possibilita análises comparativas e históricas, identificando tendências de desgaste ou comportamento anômalo nos equipamentos.
• Melhoria Contínua: Facilita a revisão e aprimoramento dos processos de manutenção, com base nas descobertas e resultados das análises preditivas anteriores.

Quais os benefícios de usar ordens de serviço de manutenção?

O uso de ordens de serviço de manutenção traz uma série de vantagens para empresas que operam em diversos setores do mercado. Abaixo, destacamos os principais benefícios das ordens de serviço:

• Organização das atividades: o registro de solicitação de serviço de manutenção para um controle mais eficiente, promovendo maior clareza e organização nas atividades e nos recursos necessários para sua execução;
• Redução de erros: o uso de ordens de serviço reduz consideravelmente a ocorrência de erros, sejam eles relacionados à execução das atividades de manutenção ou à precisão das informações fornecidas;
• Agilidade na comunicação: o compartilhamento de informações com as equipes responsáveis pela execução do serviço é facilitado com o uso da requisição de serviço de manutenção;
• Consulta fácil ao histórico de serviços: permite a criação de um histórico de serviços. Essa praticidade também possibilita a geração de relatórios detalhados sobre as atividades realizadas, os prazos cumpridos, a satisfação dos clientes e a produtividade das equipes;
• Melhoria na segurança: servem como registro das atividades que foram realizadas, assim como das que precisam ser feitas, ajudando no monitoramento da segurança das máquinas;
• Controle financeiro: as ordens de serviço são essenciais para um melhor controle financeiro dos custos com os equipamentos, pois fornecem um registro das despesas com manutenção. Isso permite uma gestão mais eficiente dos investimentos e avaliação do TCO.

Estrutura da ordem de serviço de manutenção

Uma ordem de serviço de manutenção é um documento que formaliza a execução dos reparos de máquinas e equipamentos. Assim, é necessário que a ordem de serviço tenha uma estrutura clara e objetiva para que eles sejam executados com sucesso.

Ao criar uma ordem de serviço de manutenção, é fundamental garantir a inclusão dos seguintes elementos essenciais:

• Identificação da ordem: número único ou código de identificação para cada ordem de serviço, facilitando o acompanhamento e referência;
• Descrição do serviço: detalhamento claro e preciso das atividades a serem realizadas, incluindo quais equipamentos ou sistemas serão abordados;
• Materiais e ferramentas: lista dos materiais, peças e ferramentas necessários para a execução do serviço, garantindo que tudo esteja disponível quando necessário;
• Mão de obra: indicação dos profissionais ou equipe responsáveis pela execução da ordem de serviço, especificando suas funções e qualificações, se necessário;
• Nível de prioridade: classificação do grau de urgência ou importância da ordem de serviço, auxiliando na alocação adequada de recursos e no cumprimento de prazos;
• Data e hora de execução: estabelecimento da data e horário em que o serviço será realizado, permitindo o planejamento eficiente das atividades;
• Responsável pela execução: designação clara do responsável pelo acompanhamento e supervisão da execução da ordem de serviço;
• Instruções adicionais: qualquer informação adicional relevante para a realização do serviço, como procedimentos específicos, normas de segurança, entre outros.

O gestor deve reunir o máximo de informações possíveis sobre a tarefa a ser executada. É importante identificar o nível de criticidade dos ativos, o tipo ideal de manutenção, os prazos de entrega e a situação do estoque.

O preenchimento correto das informações é fundamental para garantir que a tarefa seja executada dentro do prazo e de acordo com as especificações necessárias.

Além disso, o uso de softwares de gestão de ordens de serviço pode simplificar todo o processo e garantir mais agilidade e precisão na execução das tarefas.

Acompanhamento e controle da ordem de serviço

O controle de ordens de serviço é uma etapa fundamental para a gestão da manutenção e garantia da melhoria contínua dos processos. Entretanto, para trazer os resultados desejados o controle precisar ser feito de modo a considerar alguns aspectos:

Monitoramento do andamento da ordem de serviço

Ele permite acompanhar o progresso das atividades e identificar problemas que possam prejudicar a eficiência da equipe de campo. É importante que o acompanhamento seja feito de forma sistemática, com a definição de indicadores que permitam a avaliação do desempenho da equipe e a identificação de oportunidades de melhoria.

Principais indicadores de manutenção

Os indicadores de manutenção são fundamentais no controle das ordens de serviço. Eles permitem a avaliação do desempenho de máquinas e equipamentos e a identificação de problemas que possam prejudicar a eficiência da operação.

Entre os principais indicadores de manutenção, destacam-se:

• Backlog: é a quantidade de ordens de serviço pendentes. Ele permite avaliar a demanda de trabalho da equipe de campo e identificar problemas que possam prejudicar a eficiência da operação;
• MTTR (Mean Time to Repair): é o tempo médio para reparo. Ele permite avaliar o desempenho dos times de manutenção, além de identificar oportunidades de melhoria na gestão das ordens de serviço;
• Taxa de eficiência da manutenção: é o percentual de ordens de serviço concluídas dentro do prazo previsto.

Atualização do status da ordem de serviço

É importante que o status seja atualizado de forma sistemática, para que o controle seja efetivamente realizado. A falta de atualização também pode fazer com que recursos sejam mobilizados para a realização de uma tarefa que já foi feita, causando prejuízos financeiros para a empresa.

Melhores práticas para ordens de serviço

Existem algumas ações que devem ser tomadas para que haja uma melhor gestão das ordens de serviço de manutenção. 

Padronização de processos

Ela é essencial para garantir a consistência e eficiência na gestão de ordens de serviço. Isso envolve a criação de modelos e procedimentos padronizados para a elaboração, preenchimento e execução das ordens.

Ao estabelecer diretrizes claras e uniformes, a empresa facilita a compreensão e o cumprimento das tarefas, reduzindo erros e aumentando a produtividade.

Utilização de ferramentas tecnológicas

Os principais exemplos são os sistemas de gestão de ordens de serviço CMMS (Computerized Maintenance Management System), que se tornaram fundamentais para a otimização de ordens de serviço.

Esses softwares oferecem recursos avançados para o acompanhamento e controle de ordens de serviço, permitindo a criação, atribuição, acompanhamento e análise de cada ordem de serviço de forma integrada e eficiente.

Treinamento da equipe

Os profissionais responsáveis pela elaboração e execução das ordens devem receber capacitação para compreender o processo, utilizar as ferramentas disponíveis e seguir os procedimentos estabelecidos.

Investir em treinamento contínuo garante que a equipe esteja preparada para lidar com qualquer desafio que surja durante a execução das ordens de serviço.

Análise de resultados

Essa análise envolve o monitoramento dos indicadores-chave de desempenho (KPI), como o tempo médio de execução e a taxa de conclusão dentro do prazo.

Com base nessas análises, a empresa pode identificar áreas de melhoria, ajustar os processos e implementar estratégias para maximizar a eficiência e qualidade na gestão de ordens de serviço.

Maximizando a eficiência com ordem de serviço de manutenção

O impacto das ordens de serviço na eficiência da manutenção é inegável. A gestão eficaz dessas ordens começa na organização das atividades, passando pelo seu monitoramento e implementação de melhorias com base em seu histórico.

A padronização, o treinamento da equipe e a adoção de ferramentas tecnológicas são elementos críticos para assegurar a excelência dos serviços prestados e a confiabilidade e segurança dos equipamentos.

Investir na gestão de ordens de serviço de manutenção é investir no crescimento e na sustentabilidade do negócio. Cada passo na otimização desse processo contribui de forma significativa para o aprimoramento das operações, a satisfação dos clientes e a competitividade da empresa no mercado atual.