Backlog de Manutenção Industrial: Guia Completo para Uma Estratégia Eficaz.

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Backlog é um indicador de tempo. Consiste na soma de todas as tarefas pendentes de manutenção em determinado período de tempo, ou seja, em que quantidade de dias o seu efetivo de manutenção teria de trabalhar, para concluir todas as atividades de manutenção necessárias.

Para muitas empresas a manutenção industrial é um setor-chave para a eficiência dos processos industriais. Porém, com frequentes avarias, desperdícios de recursos e sem planejamento, a manutenção pode rapidamente se tornar desordenada e ineficaz. Para solucionar isso, muitas empresas utilizam o backlog de manutenção.

Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é o backlog na manutenção industrial, qual sua importância, como calcular e as ferramentas para ajudar na gestão das atividades de manutenção.

Vamos lá?

O que é backlog?

O termo backlog em tradução livre significa atraso, por isso é muito comum associá-lo às tarefas atrasadas ou listas de pendências. Contudo, ele vai além disso. Quando usamos o indicador é importante saber que além das tarefas em atrasos ele vai mostrar todas as atividades que precisam ser realizadas, desde as urgentes até as tarefas do dia a dia.

Mais a frente, vamos mostrar como calcular o Backlog.

Para que serve o backlog na manutenção?

O indicador de backlog permite quantificar qualquer tarefa que resulte em números relacionados com os serviços de manutenção, oferecendo uma visão clara sobre os processos, equipes e operações de equipamentos. Seu propósito é direcionar o trabalho das equipes, contribuindo para a melhoria contínua do desempenho.

Esse conceito surgiu por volta do ano de 1940, quando começou a se tornar cada vez mais importante a gestão eficaz da manutenção nos diferentes setores industriais.

Desde então, este indicador de manutenção tem se tornado cada vez mais popular, pois ajuda a garantir que os trabalhos de manutenção sejam realizados de maneira correta e em um tempo aceitável.

Qual a importância do backlog para a manutenção?

O backlog é uma ótima ferramenta para otimizar os processos, reduzir os custos e, ao mesmo tempo, garantir a eficácia da manutenção industrial. Além disso, é possível aprimorar a qualidade do trabalho, um grande fator para alavancar a produtividade do setor.

É uma forma de organizar e monitorar os trabalhos de manutenção, seja em uma empresa de porte grande ou pequeno. Uma métrica importante para o planejamento e controle de manutenção – PCM.

Benefícios do Uso de um Backlog de Manutenção Industrial.

Ao utilizar o Backlog na manutenção de equipamentos industriais, é possível obter vários benefícios, como:

1. Melhoria na organização das tarefas de manutenção;
2. Redução do tempo de parada dos equipamentos;
3. Aumento da vida útil dos equipamentos;
4. Redução de custos com manutenção;
5. Aumento da eficiência e produtividade da equipe.

Como calcular backlog de manutenção?

Para calcular o backlog de manutenção some a quantidade de horas-homem atribuída aos serviços e divida pela quantidade de horas disponíveis na equipe. 

Mas atenção, um fator aqui é muito importante. Uma empresa dificilmente tem 100% da produtividade de seus colaboradores. É ilusório pensar que se um funcionário entra às 6h e sai às 14h, ele vai ser produtivo durante 8 horas.

Cabe ao gestor considerar no cálculo o fator de produtividade média da equipe.

Vamos dar alguns exemplos de como calcular o backlog para tudo isso ficar claro:

Exemplos práticos de como calcular o backlog

• Período avaliado: 2 semanas
• Soma de todas as OS (h/h): 564h
• Soma de horas-homem (em duas semanas): 704
• Fator de produtividade: 65%

Neste exemplo o Backlog é:

564/(704 x 65/100) = 564 / 457,6 = 1,23

O Valor do Backlog indica que há mais serviço do que horas para executá-las. Aí, cabe ao gestor remanejar prazos, solicitar horas-extras ou avaliar com que frequência isso ocorre. Assim, pode definir se precisa contratar mais uma pessoa para a equipe.

Qual o backlog ideal para manutenção?

Após calcular o Backlog é importante avaliar: o que o resultado indica? O resultado que se espera como ideal é 1, isso mostra que a equipe consegue cumprir todas as demandas no período definido.

Quando apresenta um resultado maior que 1, indica que a quantidade de serviço, nos dias calculados, está além do que a equipe pode executar.

Se o resultado do valor do Backlog for inferior a 1, indicará que há ociosidade na equipe ou mais pessoas do que realmente precisa..

Como o valor depende do fator tempo, deve-se ter cuidado na análise. É possível reorganizar o cronograma e ajustar as demandas para conseguir atendê-las em sua totalidade.

Para visualizar melhor as oscilações e o comportamento ao longo do tempo, recomendamos criar um gráfico de linha. Dessa forma, o gestor consegue ver se o Backlog é estável, decrescente, crescente ou oscilante.

Análise dos Tipos de Backlogs

A análise de backlog é uma técnica que ajuda as equipes a gerenciar tarefas, priorizar e organizar suas atividades. Existem quatro tipos: Backlog estável, Backlog crescente, Backlog decrescente e Backlog oscilante.

Backlog estável

Um backlog estável de manutenção industrial (igual a 1) é aquele que mantém um nível fixo de requisitos. Ou seja, o número de tarefas vs as horas-homem não causam ociosidade nem atrasos ao longo do tempo.

Pode-se dizer que a equipe trabalha na situação ideal, atendendo as demandas de modo natural.

Por esse motivo, este tipo de backlog é visto em empresas que adotam estratégias de manutenção que utilizam práticas de manutenção proativa e monitoramento de ativos (manutenção preditiva). Assim, conseguem antecipar os problemas e planejar as ações.

Backlog crescente

Backlogs crescentes ocorrem quando há mais serviços do que a equipe é capaz de executar.

Este é o tipo de backlog de manutenção é comum em empresas que estão passando por mudanças ou que deixam para agir somente depois que a falha ocorre (manutenção reativa).

Além de dificultar o cumprimento das metas, pode ser um sinal de que a equipe não é gerenciada corretamente ou que a demanda está aumentando mais rapidamente do que a capacidade da equipe de concluí-la.

Dificilmente conseguirá organizar o ritmo de trabalho e apenas farão manutenções para corrigir um problema já instalado, aumentando os custos.

Backlog decrescente

Backlog decrescente é quando o número de tarefas diminui ao longo do tempo. Isso geralmente indica que a equipe está fazendo progresso em suas tarefas e conseguindo concluí-las. Mas também pode indicar certa ociosidade.

Cabe ao gestor analisar se:

• As demandas caíram;
• Há desperdício de recursos;
• Os colaboradores cumprem o plano de manutenção integralmente (há casos em que as tarefas são entregues, mas a qualidade é ruim. Aí, o problema retorna.)

Backlog oscilante

A manutenção industrial é uma área em que os níveis de serviços dependem muito do tipo de equipamento, do processo e da estratégia de manutenção (reativa ou proativa). Por isso, o Backlog oscilante é aquele em que o número de tarefas varia bastante ao longo do tempo, às vezes aumenta e às vezes diminui.

Isso pode ser um sinal de que a equipe está trabalhando em projetos complexos, com muitas variáveis ou sujeitos a mudanças constantes.

Também pode indicar que precisa rever os tipos de manutenção em cada equipamento. Sobretudo avaliar se o critério de intervenções deve ser mudado, se há formas de detectar os problemas ainda em estágios iniciais ou se o método de manutenção deve ser alterado.

Bom, até agora vimos que o Backlog de Manutenção Industrial é uma forma de monitorar, analisar e gerenciar os requisitos com relação às demandas de manutenção.

Ele é um meio para otimizar o controle nos processos de manutenção e aproveitar ao máximo os recursos.

Mas criar e gerenciar um backlog de manutenção industrial nem sempre é simples, porém, é extremamente importante para o sucesso dos sistemas industriais.

Sendo assim, o uso de algumas ferramentas vai contribuir muito nessa atividade.

Ferramentas para conseguir bons níveis de backlogs na manutenção de máquinas e equipamentos.

Para ajudar as organizações a manterem níveis aceitáveis de backlogs é imprescindível o uso de ferramentas e tecnologia.

• Softwares e plataformas: com eles as equipes de manutenção podem gerenciar as necessidades de forma mais eficaz e aumentar a eficiência operacional da empresa. Existem softwares de manutenção, que criam guias para a execução das tarefas,

• Ferramentas manuais: o uso de ferramentas adequadas para a execução das tarefas garante a agilidade nas atividades e a qualidade do serviço. Por exemplo, na montagem de um rolamento a quente não se deve usar maçarico para aquecer o rolamento. Além de ser impreciso, vai danificar elementos sensíveis como a graxa e as vedações. Por isso, existe o aquecedor indutivo de rolamento.

• Ferramentas preditivas: assim como a manutenção produtiva total – TPM e manutenção baseada na confiabilidade (RCM), o backlog na manutenção industrial tem muito a ganhar com o uso de ferramentas preditivas. Elas permitem que as equipes criem um plano de manutenção abrangente que seja capaz de antecipar problemas e prevenir falhas nas máquinas. Além disso, as ferramentas preditivas de monitoramento nas máquinas e equipamentos conseguem detectar anomalias antes que elas causem danos reais.

Esses recursos permitem que as organizações mapeiem o indicador com confiança, criem cronogramas de manutenção eficazes e acompanhem o progresso das tarefas conforme o plano é executado.

Desafios Comuns de Backlog na Manutenção Industrial.

Embora seja uma ferramenta muito útil na gestão da manutenção de equipamentos industriais, existem desafios comuns que podem dificultar sua implementação e uso eficiente do indicador de tempo na Manutenção.

Alguns desses desafios incluem:

1. Priorização das tarefas: é importante que as tarefas no Backlog de Manutenção sejam priorizadas, considerando sua importância para a produção, criticidade do equipamento e segurança da fábrica. Quando as tarefas não são priorizadas corretamente, pode haver atrasos na execução das atividades críticas e falhas nos equipamentos.
2. Falta de informações: a manutenção precisa de informações sobre as tarefas a serem executadas, incluindo descrição da atividade, frequência de execução, materiais e ferramentas necessárias, entre outras. A falta delas pode levar a erros na execução das tarefas e atrasos na conclusão dos trabalhos.
3. Falta de engajamento da equipe: para que o indicador de tempo seja eficiente, é importante que a equipe de manutenção esteja engajada na sua utilização e na melhoria contínua do processo. A falta de engajamento da equipe pode levar à falta de comprometimento com a manutenção dos equipamentos e, consequentemente, a uma maior incidência de falhas.
4. Dificuldades na integração com outros sistemas: em algumas fábricas, o Backlog de Manutenção precisa ser integrado com outros sistemas, como o sistema de gestão da produção ou o sistema de compras de materiais. A integração com outros sistemas pode ser desafiadora e requer uma boa comunicação entre as equipes envolvidas.

Para superar esses desafios, é importante que a equipe responsável pela manutenção trabalhe em conjunto para garantir que o indicador de tempo de Manutenção seja atualizado e utilizado de forma eficiente.

Além disso, é fundamental que as informações sejam compartilhadas entre as equipes envolvidas e que haja uma comunicação clara e eficiente para garantir que todos estejam adequadamente em relação às prioridades e às necessidades de manutenção dos equipamentos.

Além disso, outros desafios podem impedir que se consiga níveis de backlog satisfatórios:

• equipe má treinada;
• manter documentação atualizada;
• planejar o trabalho;
• manter um plano de manutenção sólido;
• integrar a tecnologia digital com a manutenção presencial,
• gerenciar restrições de orçamento e muito mais.

A eficácia da manutenção é amplamente determinada pela capacidade de administrar estes desafios com êxito. Para isso, precisamos de uma estratégia forte e bem pensada de gestão de ativos na manutenção.

Conclusão

Na manutenção é essencial que os serviços atendam eficientemente as demandas do processo e ainda consiga reduzir os custos de manutenção.

Por isso é importante utilizar métricas que permitam avaliar o desempenho das atividades de manutenção e eficiência global dos equipamentos. Assim, o gerenciamento de backlogs é essencial para o sucesso de qualquer operação de manutenção industrial.